参加者を広く募集するとき、「参加しない人にも欠席回答を求めるべき？」と迷うことがある。結論から言えば、参加対象者の名簿がなく、参加希望者の名前だけを集めたい募集では、募集前の欠席回答は基本的に不要である。一方、招待者が決まっていて全員の状況を確認したい場合は、欠席と未回答を分けるために欠席回答を残したほうがよい。この記事では、イベント募集フォームに欠席回答が必要かを判断する基準と、Togelloで参加回答だけを受け付ける設定手順を解説する。

まず確認したい2つの質問

欠席回答を置くかどうかは、次の2点で判断できる。

  1. 参加してほしい人の名簿が、募集前から存在するか\

  2. 名簿にいる全員について、出席・欠席・未回答を区別する必要があるか

名簿があり、かつ名簿上の全員について回答状態を区別する必要がある場合は、欠席回答を残す。それ以外で、参加者の一覧だけを把握できればよい場合は、参加者だけが登録する募集フォームで足りる。

| 募集の形 | 主催者が知りたいこと | 欠席回答 |
| — | — | — |
| 公開・半公開の任意参加募集 | 誰が参加するか | 基本的に不要 |
| 対象者が決まった招待 | 誰が参加し、誰が欠席し、誰が未回答か | 残す |
| 公開URLだが対象者名簿がある | 名簿にいる全員の回答状況 | 残す |

大切なのはURLの公開範囲や名簿の存在だけではなく、名簿上の全員について出席・欠席・未回答を区別する必要があるかである。

公開募集では「参加する人だけ回答」で成立する

勉強会、交流会、地域イベントなど、案内を見た人が任意で申し込む募集では、主催者が把握したいのは参加者の一覧である。案内を見ても参加しない人まで特定して、欠席回答を集める必要はない。

connpassの参加者向けヘルプでも、参加者はイベントへの申し込みによって参加者一覧に入る流れになっている。これは、あらかじめ全員の名簿を作って回答を回収する招待制とは異なる。

この形では、案内文を次のようにすると意図が伝わりやすい。

> 参加を希望する方は、〇月〇日までに登録してください。参加しない場合の回答は不要です。

「欠席回答を無効にすれば回答率が上がる」とは限らない。欠席回答を外す目的は、参加者だけを把握する募集の仕組みに合わせて、不要な選択肢を置かないことである。

全員の状態を追う招待制では欠席と未回答を分ける

社内会議、同窓会、関係者限定イベントのように対象者が決まっている場合、主催者は全員の状況を確認したいことが多い。このとき、欠席と未回答は同じではない。

カレンダー予定の標準仕様であるRFC 5545でも、参加状態は承諾、辞退、仮承諾、未対応に分けられている。Googleカレンダーのヘルプでも、招待されたゲストが予定への回答を返す仕組みが案内されている。

対象者が決まっており、その全員の状態を追う必要があるのに欠席回答をなくすと、主催者は「欠席を決めた人」と「まだ見ていない人」を区別できない。催促の対象を判断したい場合も、欠席回答は残すべきである。

募集前の欠席回答と、登録後のキャンセルは別

参加者だけを集めるフォームでも、登録後に予定が変わることはある。そのため、「募集前の欠席回答を置かないこと」と「登録後のキャンセル連絡を受け付けないこと」は分けて考える必要がある。

connpassやPeatixでも、参加申し込み後のキャンセルは独立した手続きとして扱われている。とくに定員、キャンセル待ち、参加費があるイベントでは、登録後の連絡方法と期限を案内文に明記したい。

たとえば、案内の末尾に次の一文を添える。

> 登録後に参加できなくなった場合は、主催者へ〇月〇日までにご連絡ください。

Togelloで欠席回答を表示しない設定

Togelloでは、固定済みのイベントで参加者を集める場合と、複数の候補日から予定を決める場合のどちらでも、欠席回答の表示を設定できる。

  1. イベント作成画面を開く\

  2. 日時が決まっているなら「まず参加者を募集する」、候補日から決めるなら「候補日から予定を決める」を選ぶ\

  3. 詳細設定の回答ルールを開く\

  4. 「欠席回答を許可する」をオフにする\

  5. 内容を確認して作成し、参加用URLを共有する

新規作成時は欠席回答が初期状態でオフになっている。既存ページを編集する場合は、保存済みの設定を確認する。「欠席回答を許可する」がオフなら、参加者募集と日程調整の回答画面に「今回は欠席する」は表示されない。

欠席回答を無効にしても、未回答者を自動的に欠席扱いにする機能ではない。また、登録後の変更連絡については、イベント案内に主催者への連絡方法を記載しておくと安心である。

迷ったときの3パターン

コミュニティの交流会を広く募集する

対象者名簿がなく、参加者の名前と人数だけを知りたいなら、欠席回答は不要である。「参加希望者のみ登録」と明記する。

社内メンバー20人へ会議を案内する

対象者が決まっており、全員の状況を確認したいなら、欠席回答を残す。未回答者だけを確認できる状態にする。

公開URLで案内するが、回答対象者は決まっている

URLが公開されていても、対象者名簿があり全員の回答が必要なら欠席回答を残す。公開範囲ではなく、管理したい対象で判断する。

作成前チェックリスト

  • 参加対象者の名簿はあるか\
  • 全員の回答状態を確認する必要があるか\
  • 未回答者へ連絡する必要があるか\
  • 参加登録後の変更連絡先を案内したか\
  • 定員やキャンセル期限を明記したか

名簿があり、全員の回答状態を確認する必要があるなら、欠席回答を残す。参加者の一覧だけを把握できればよいなら、参加者だけを集めるフォームが適している。

よくある質問

欠席回答を表示しないと、参加しない人が未回答として残る？

対象者名簿のない募集では、そもそも参加しない人を回答対象として管理しない。名簿がある場合も、全員の回答状態を追う必要があるときに欠席回答を残し、未回答と区別する。

日程調整でも欠席回答を非表示にできる？

できる。Togelloでは、日程調整の作成・編集画面でも「欠席回答を許可する」を設定できる。ただし、候補日のどれにも参加できない人の意思を把握したい場合は、欠席回答を残す。

欠席回答を非表示にすると、登録後のキャンセルもできなくなる？

募集前の欠席回答と、参加登録後の変更連絡は別である。案内文に主催者への連絡方法と期限を記載する。

参加者だけを集める募集を、すぐに作る

欠席回答が必要かどうかは、「誰に回答してほしいか」で決まる。参加対象者が決まっておらず、参加者の一覧だけを作りたいなら、欠席回答のない募集フォームが自然である。

Togelloで「まず参加者を募集する」を選び、「欠席回答を許可する」がオフになっていることを確認して、イベントの参加用URLを共有してみよう。

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