出欠確認を代理入力するときは、本人に確認した予定を、その人の名前で登録します。家族や友人の分を同じ端末で入力する場合も、一人ずつ名前と候補日を確認し、登録後に本人へ内容を伝えましょう。
電話では返事をもらったものの、出欠表にはまだ反映されていない。そんなとき、代わりに入力できれば幹事は回答を一か所にまとめられます。ただし、入力する人と参加する人を取り違えると、別の人の予定を上書きしたり、同じ人を二重に数えたりする原因になります。
この記事では、家族・友人の予定を確認して代わりに入力する手順を説明します。本人に代わって会へ出席する「代理出席」や、会社の会議招待を権限付きで処理する方法は対象に含みません。
1. 入力前に本人と登録内容をそろえる
まず、本人へ「どの日なら参加できるか」と「代わりに入力してよいか」を確認します。返事がない日を、都合がよい日として埋めないようにしましょう。
候補に時刻が付いているなら、日付だけでなく時間も読み合わせます。「土曜日なら大丈夫」が、午前と夜のどちらにも参加できるという意味とは限りません。
入力前の連絡は、たとえば次のようにできます。
出欠表には私から入力しておくね。「佐藤あき」の名前で、10月10日の夜は参加できる、10月11日は参加できない、で合っている？
この文面は記事用の例です。名前と日時を、今回の出欠表に合わせて変えてください。
2. 家族の分も一人ずつ登録する
名前で回答を管理する出欠表では、主催者が誰の予定か分かる名前を使います。同じ苗字の人がいるなら、「佐藤あき」「佐藤けん」のように区別しましょう。主催者が登録名を指定している場合は、その名前に合わせます。
たとえば、佐藤あきが自分と家族の分を入力する場合は、次のように分けます。
- 自分の予定は「佐藤あき」の名前で登録します。
- 家族の佐藤けんの予定は「佐藤けん」の名前で登録します。
「佐藤家3人」のような一つの名前を入力しても、3人分として集計されるとは限りません。Togelloの参加上限は登録された名前を基準に判定するため、実際の参加者ごとに別の名前で登録します。席や食事を人数分予約するなら、幹事も登録名と実人数が合っているか確認してください。
調整さんの公式ヘルプでも、同じ端末から複数人分の出欠を一人ずつ登録できると案内されています。代表者一件に同伴人数を記入するなど、別のサービスでは登録単位が異なる場合もあります。
3. Togelloで名前と候補日を確認して登録する
Togelloの日程調整ページでは、出欠登録フォームに表示名を入力して回答できます。名前の候補が表示される場合は、候補から選ぶか、新しい名前を入力します。
代理入力するときは、次の順に確認します。
- 回答する日程調整ページを開きます。
- 出欠登録フォームの「表示名」を、今回参加する人の名前にします。
- 本人に確認した候補日への回答を入力します。
- 表示名と日付を読み直してから登録します。
- 次の人の分を入力するときは、その人の名前と回答になっているかを改めて確認します。
登録成功後には、入力した名前と候補日がブラウザへ保存されます。前の人の名前や日付が残っていたら、そのまま送信せず、次の人の内容に直してください。名前を変えただけで日付も切り替わる、とは考えないようにします。
Togelloでは、同じ日程調整に同じ名前で再登録すると、その名前の回答が更新されます。二人分を同じ名前で入力すると、別人として追加されず、先に入れた回答を置き換えてしまいます。初回に名前を分けておくことが、人数と予定の取り違えを防ぐ基本です。
一方、本人が後日予定を変更するときには、初回と同じ名前を使います。「あき」で登録した後に「佐藤あき」で回答すると、別の名前として扱われるためです。名前自体を変えたい場合は、先に幹事へ連絡して、古い回答を残したまま追加しないようにしてください。
電話などで受けた複数人の回答をまとめたいときも、Togelloなら一つの日程調整ページへ登録できます。表示名だけで本人かどうかを確かめる仕組みではないため、誰の予定を入力するかは、入力する人と本人の間で確認しましょう。
4. 入力後は本人へ名前と回答を伝える
登録したら、本人へ登録名と回答内容を伝えます。自動通知が届くことを前提にせず、いつもの連絡手段で確認できる形にしておくと、後から本人が別の名前で回答する行き違いを減らせます。
「佐藤あき」の名前で、10月10日の夜は参加できる、10月11日は参加できない、と登録したよ。変更があれば教えてね。自分で直すときも、同じ名前を使ってね。
この例の「同じ名前で直す」はTogello向けの案内です。変更方法はサービスごとに違うため、別の出欠表へそのまま当てはめないでください。
調整さんの回答変更の案内も、他人の予定を変更する際は本人の許可を得るか、変更したことを知らせるよう求めています。予定が変わるたびに代理入力を続けるのか、次からは本人が直すのかも、一緒に決めておきましょう。
5. 編集できないときは、別の回答を追加せず幹事へ相談する
代理入力できたからといって、本人が別の端末から必ず修正できるとは限りません。
たとえば調整さんで回答保護が有効な場合、後から編集できる条件は、入力時のアカウントやブラウザに結び付いています。代理入力した人の環境で登録した回答を、本人の別端末から自由に編集できると考えないようにしてください。編集できない場合、公式ヘルプでは幹事に該当の回答を削除してもらい、正しい内容を登録し直す手順を案内しています。
また、調整さんでは回答締切後の入力・変更・削除は幹事だけが行えます。これらは調整さんの設定に関する説明であり、Togelloを含む他のサービスの条件とは別です。
入力や変更ができないときは、エラーを避けるために別名で新規登録するのではなく、「どの名前の、どの回答を直したいか」を幹事へ伝えます。回答欄の名前を確認すれば、幹事と本人が同じ登録を指して話せます。
代理入力は、本人から受け取った返事を出欠表へ反映するための作業です。本人に確認する、名前を分ける、登録後に内容を伝える。この順序をそろえておけば、入力する端末が一台でも、誰の回答かを確かめながら進められます。