飲み会の二次会は、一次会とは別に参加希望を聞き、店へ人数を伝える前に最終確認すると整理しやすくなります。未定・二次会だけ参加・回答変更の扱いと、LINEの案内例、Togelloで希望を集める手順を紹介します。
一次会に8人来るからといって、二次会も8人とは限りません。先に帰る人もいれば、仕事のあとに二次会から合流する人もいます。一次会の出欠をそのまま使わず、二次会の開始時刻と予算を添えて聞き直しましょう。
この記事は、友人同士の飲み会を調整する幹事向けです。結婚式の二次会や大規模イベントの受付は対象にしていません。
二次会の出欠を聞く前に決めること
まず、席を予約するのか、当日集まった人で空席のある店を探すのかを決めます。
- 店を事前予約する場合は、店へ伝える人数を決めます。店の人数変更期限に間に合うよう、参加者へ確認します。
- 当日、空席のある店を探す場合は、その時点で行く人を確かめます。一次会の終了前など、移動を始める前に確認します。
予約しない場合は、当日の声かけで足りることもあります。ただし、席が確保されているわけではありません。人数が多い、近くで必ず座りたいといった事情があるなら、先に店へ相談しておく方が進めやすいでしょう。
予約する場合は、参加者に期限を伝える前に、店へ次の3点を確認します。
- 最終人数をいつまでに知らせるか。
- 人数の増減はいつまで受け付けてもらえるか。
- 変更をどの方法で連絡するか。
ラ オリーバでは、基本の人数変更期限と、20名以上の予約の最終人数確認を別に定めています。条件は店舗の予約ページで確認できます。同じ店でも予約規模によって条件が異なるため、「どの店でも前日までに決めればよい」とは限りません。利用する店とプランの最新案内に合わせてください。
一次会と分けて、二次会の希望を集める
二次会の案内には、開始時刻の目安、場所、予算、回答期限を書きます。まだ決まっていない条件は「予定」「目安」と添え、予約が済んだように見せないことが大切です。
一次会の回答を既に集めているなら、二次会の設問は次の3択で十分です。
- 参加したい
- 今回は参加しない
- まだ決められない
「参加したい」は事前の希望です。場所や費用が変わる場合は、予約人数を決める前に改めて確認します。「まだ決められない」と、回答していない人も分けて扱いましょう。
一次会と二次会を同時に聞く場合は、「一次会のみ」「両方」「二次会のみ」「今回は不参加」「未定」のように、どこから参加するかが分かる選択肢にします。複数の答えを同時に選ばないよう、案内にも一言添えます。
そのまま使えるLINEの案内例
一次会のあと、二次会も考えています。21時ごろから駅の近くで、予算は1人2,000円前後の予定です。
二次会について「参加したい・今回は参加しない・まだ決められない」のどれかを、○月○日までに教えてください。一次会だけでも、二次会からの合流でも大丈夫です。
店と予算が決まったら、予約前にもう一度確認します。
時刻・金額・期限は例です。実際の予定に置き換え、二次会から来る人にも同じ案内が届くようにします。
未定を残したまま、予約人数に足さない
回答が集まったら、二次会について「参加を確認できた人」「未定の人」「未回答の人」を整理します。一次会への参加や、二次会への未定回答だけを根拠に予約人数へ加えないようにしましょう。
店へ連絡するまでに余裕を持てる時刻を決め、未定の人には一度、状況を確かめます。
二次会は○○店、21時から、予算は1人2,000円程度になりました。お店へ人数を伝えるため、○月○日18時までに参加できるか教えてもらえると助かります。
その時点でまだ未定なら、予約人数には含めずに進めます。当日参加したくなった場合は、席を追加できるか確認するので、先に私へ連絡してください。
「返事がなければ参加」とせず、期限時点でどう扱うかを伝えておく案内です。当日追加できると約束する文面にもしていません。
最終人数を店へ伝える前に、名前の重複、二次会のみ参加する人、幹事自身を含めるかを確認します。参加を確認できた人が5人なら、未定が2人いても「7人で確定」とは扱いません。
Togelloで二次会の希望を集める手順
Togelloで日程調整をしている場合は、そのページに二次会用のアンケートを追加できます。日程と二次会の希望を同じページで確認したいときに使えます。
- 日程調整の詳細画面のメニューから「アンケートを作成する」を開きます。
- タイトルを「二次会の参加希望」などにし、選択肢を入力します。「追加する」で選択肢を増やせます。
- 選択肢に説明を付けたい場合は「詳細を入力（任意）」へ、開始時刻や予算の目安を添えます。入力後に「登録」を押します。
- 参加者へ日程調整ページを共有し、選択肢を選んで名前を入力し、「投票」してもらいます。
- 結果で選択肢ごとの名前を確認し、予約前の最終確認に使います。
案内には「現在の希望を1つ選んでください」「変更したいときは幹事へ連絡してください」と添えておきます。
表示人数と予約人数は、名前を照合して確認する
Togelloのアンケートは、同じ名前で複数の選択肢へ投票できます。結果の人数は、選択肢ごとに異なる名前を数えた表示です。同じ人が「参加したい」と「未定」の両方に入っている場合もあり、選択肢の人数を足すだけでは実際の参加人数になりません。
回答を変えたい場合も、再投票だけで前の回答が消えたと判断しないでください。幹事に変更を伝え、幹事は最終確認用のメモへ反映します。同じ名前の人がいる場合は、本人同士を区別できる呼び名で確認しましょう。
アンケートは希望を集めるために使い、店へ伝える人数は、名前と最新の参加意思を照合して決めます。
回答が変わったら、店への変更連絡も済ませる
参加者が幹事へ変更を伝えても、店舗の予約内容は自動では変わりません。予約人数を伝えたあとの増減は、店の受付条件に従って連絡します。
鳥貴族は、公式サイト・アプリからの予約を、予約完了メールから変更できると案内しています。電話予約などの場合は店舗への電話連絡が必要です。詳しい手続きは公式FAQで確認できます。これは同店の手続きの例です。利用店が指定する方法で変更し、受け付けられたかまで確認してください。
最後に、二次会だけ合流する人へ、店名・集合場所・開始時刻を改めて送ります。遅れる場合の連絡先も同じ文面に入れておくと、一次会の会話を追っていない人にも伝わります。
二次会の出欠確認は、希望を集めたら終わりではありません。予約条件に合わせた再確認、店への人数連絡、当日の合流案内までつなげると、幹事が判断すべき点を整理できます。