日程調整で予備日を設けるときは、本日程と予備日それぞれの参加可否を聞き、予備日に切り替える条件と連絡日時を先に伝えましょう。友人やサークルの小規模な集まり向けに、依頼文とTogelloで回答を集める手順を紹介します。
「雨なら翌週にしよう」と決めても、翌週に参加できる人が同じとは限りません。また、両日とも参加可能と答えることと、開催が決まるまで両日を空けておくことは別です。
この記事では、屋外での集まりなどを案内する前に、予備日も含めて調整する方法を説明します。開催の安全性を判断する基準ではなく、参加者への聞き方と連絡の段取りを扱います。
1. 雨の日は延期するのか、先に決める
予備日を聞く前に、予定どおり開催できない場合の方針を決めます。
- 屋内へ場所を変え、同じ日に集まる
- 今回は中止し、次の予定は改めて相談する
- 別の日へ延期するため、予備日も調整する
屋内開催や中止を選ぶなら、予備日を用意しない方法もあります。たとえば、あいな里山公園の団体利用申込書でも、雨天時の決行・中止・延期を選び、予備日を記入する形になっています。これは同公園の申込例ですが、方針と日付を分けて考える参考になります。
会場を予約する場合は、予備日も押さえられるか、使わない日の連絡や費用がどうなるかを確認してください。丸亀市スポーツ協会の施設予約案内には、予備日の使用の有無にかかわらず連絡が必要で、電話予約の時点で使用料が発生すると記載されています。条件は施設ごとに確認し、両日を無料で仮押さえできるとは考えないようにしましょう。
2. 本日程と予備日の可否を、それぞれ聞く
別の日へ延期する方針なら、最初の依頼に両方の日時を載せます。本日程は当初開催したい日、予備日は本日程で開催できないときに使う日として説明します。
回答してもらうのは、それぞれの日に参加できるかどうかです。「本日程は参加できるが、予備日は難しい」という回答も受け取りましょう。両日を空けておいてほしい場合は、いつまで空けてほしいかを別に伝え、無理がないか確認します。
次は、友人への依頼文の例です。［ ］を実際の内容に置き換えて使ってください。
［集まりの名前］の日程を相談させてください。 本日程は［日時］、雨などで開催できない場合の予備日は［日時］を考えています。 ［回答期限］までに、両日それぞれの参加可否を［回答先］で教えてもらえると助かります。片方だけ参加できる場合も、そのまま答えてください。 予備日に切り替えるかは［判断する人］が決め、［連絡日時］までにこのトークへ連絡します。 両日とも難しい場合や、予定を空けておける期限がある場合は、私へ直接教えてください。
回答を集めた後、必要であれば「両日とも参加できる方は、［判断・連絡日時］まで予定を空けておいてもらえますか」と相談します。都合が変わったときの連絡先も添えておけば、最初の回答だけを頼りに参加者を決めずに済みます。
3. 回答期限と、予備日へ切り替える連絡日時を分ける
「締切は金曜です」だけでは、出欠を答える締切なのか、開催日が決まる時点なのかが分かりません。次の項目を分けて案内しましょう。
- 回答期限：両日の参加可否をいつまでに答えてほしいか
- 予備日を使う条件：本日程で会場が使えない場合など、どのような場合に延期を検討するか
- 判断する人：会場の案内などを確認して、誰が開催方針を決めるか
- 連絡日時と場所：いつまでに、どのトークや連絡先へ結果を送るか
- 予備日も使えない場合：中止にするか、改めて相談するか
判断時刻に共通の正解はありません。会場からいつ案内が出るか、予約の変更期限はいつか、参加者が移動を始めるのはいつかを確認して決めます。最初に伝えた時刻までに判断できなければ、その時点の状況と次の連絡時刻を知らせましょう。
4. Togelloで両日の回答を集める
Togelloでは、本日程と予備日を複数の候補日として登録し、候補ごとの回答を確認できます。「予備日」という専用の設定ではないため、日付の役割や切替条件は主催者が説明します。
- 日程調整を作成し、本日程と予備日が入る期間・曜日を設定します。
- 「日付を指定する」で両日を選び、候補日ごとの開始時間を確認します。
- 「詳細情報」に、本日程と予備日、切替条件、判断する人、連絡日時を書きます。
- 回答用のリンクを参加者へ送り、両日それぞれの可否を入力してもらいます。
- 回答を確認し、開催する一日を決めて確定します。通常の出欠表では候補ごとの回答を比べられますが、匿名設定では表示が異なります。
両日とも不参加の人への案内も必要です。 複数の候補がある場合、すべてを「×」にした回答は通常の回答フォームから送れません。「両日とも難しい方は、幹事へ直接連絡してください」と、リンクと一緒に伝えておきましょう。送信するために参加できない日を「○」に変えてもらう必要はありません。
Togelloが天気を見て予備日に切り替えることはありません。詳細欄に書いた条件や連絡日時も、自動処理の設定にはならないため、判断と連絡は担当者が行います。
すでに本日程を確定した後で予備日へ変更する場合は、日程調整を「募集中に戻す」操作から別の候補を選び直せます。戻した後は回答状況と回答締切を確認してください。この操作だけで中止を伝えたり、会場の予約を取り消したりはできません。確定後の連絡文は、飲み会の日程変更・再調整の例文も参考になります。
5. 予備日を使わない場合も、結果を伝える
判断したら、開催日と予備日の扱いを一緒に知らせます。次の文面も、決まった内容に合わせて使ってください。
本日程で開催する場合
［集まりの名前］は、本日程の［日時・場所］で開催します。今回の予備日［日時］は使わないので、空けておく必要はありません。両日の予定を確認してくれてありがとう。
予備日に変更する場合
［集まりの名前］は、本日程の［日時］には開催せず、予備日の［日時・場所］へ変更します。以前の回答から都合が変わった方は、［連絡先］へ教えてください。
両日とも開催しない場合
［集まりの名前］は今回は中止します。本日程［日時］と予備日［日時］のどちらも開催しません。次の予定は改めて相談させてください。
参加者への連絡を終えたら、会場にも必要な変更・取消の連絡をします。参加者が各自のカレンダーへ入れた予定についても、使わなくなった日を外すよう伝えてください。
予備日を決めるときは、二つの日付に加えて、結果を知らせる担当者と日時まで決めておきましょう。参加者も、いつまで次の案内を待てばよいか分かります。